名刺作成サービス・アプリを使ってデザイン性に優れたデジタル名刺を作成しよう！
あなたはデジタル名刺の作成に興味はありますか？
新型コロナウイルスや働き方改革の影響でリモートワークが一般化した現在、オンライン上で会議や商談をする機会が増えたのではないでしょうか？
そのような場面でデジタル名刺は非常に役立ちます。従来の紙の名刺がなくても、相手にURLやQRコードを送付するだけで名刺情報が届けられるからです。つまり、直接相手と対面しなくても名刺交換ができます。
デジタル名刺はアプリやサービスの活用によって簡単に作成することが可能です。テンプレートが豊富であるため、サクッとデザイン性の優れた名刺も作れますよ。
この記事ではデジタル名刺作成サービスを利用するメリットとデメリット、デジタル名刺作成サービスの選び方のポイント、そして無料のデジタル名刺作成サービスを利用する場合の注意点について詳しく解説します。
読み終わる頃には、自社のニーズや目的に合ったデジタル名刺作成サービスを選べるようになるでしょう。
デジタル名刺とは？
デジタル名刺とは、従来の紙の名刺とは異なったデジタル化または電子データ化された名刺のことです。「オンライン名刺」や「電子名刺」と呼ばれることもあります。従来の紙の名刺との大きな違いは紙の有無です。氏名や肩書きなどの情報を紙に印刷して相手に渡すのではなく、それらの情報をデータに変換してオンライン上で送受信するという特徴があります。
デジタル名刺の作り方
一般的には、専用のアプリやサービスを活用してデジタル名刺を作成します。アプリまたはサービス上に、氏名、肩書き、企業名など名刺に掲載したい必要な情報を入力するだけです。そして、その情報に辿り着くためのURLまたQRコードを発行すれば相手はいつでもあなたのプロフィールを見ることができます。
デジタル名刺作成アプリ・サービスには無料のものと有料のものがあります。有料タイプの方が、機能やデザインの選択肢が豊富なだけでなく、名刺情報と顧客管理システムに紐付けたり、営業やマーケティングなどの活動に活かしたりすることも可能です。自社のニーズや目的に合ったデジタル名刺作成アプリ・サービスを活用しましょう。
名刺作成サービスでデジタル名刺を作成するメリット3つ
下記は名刺作成サービスを使ってデジタル名刺を作成するメリットです。
- テンプレートがあるからデザインのセンスがなくても簡単に作れる
- Web上で簡単にデザインを変更できる
- 必要であればコンビニで手軽に印刷できる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
デザインのセンスがなくても簡単に作れる
名刺作成サービスによって異なりますが、いずれのサービスにも数多くのテンプレートがあるため、デザインのセンスがなくても誰でも簡単に、かつ短時間でデジタル名刺を作成することができます。
「すぐに名刺が必要なんだけど」という場面でも心配無用です。そのテンプレートを利用して氏名や肩書きなど必要な情報を入力するだけで簡単にオシャレでスタイリッシュな名刺が作れてしまいます！
Web上で簡単にデザインを変更できる
名刺を長期間使っていると、「デザインを変えたいなぁ」と思うことはありませんか？デジタル名刺であれば保存したデータから簡単にデザインを変更することができます。いつでも思い立ったときに変更ができ、さらには満足がいくまで凝ったデザインのデジタル名刺を作成することも可能でしょう。
必要であればコンビニで手軽に印刷できる
デジタル名刺に対する需要は高まっているものの、まだ一般に普及しているとは言えません。そのため、時代に先駆けてあなたがデジタル名刺を使用しても、相手側が受け入れる体制を整えていないとデジタル名刺を活用することは難しいでしょう。
しかし、そこで諦めないでください。デジタル名刺はプリンターと印刷用紙が
あれば自宅やコンビニでサクッとプリントアウトすることができます。つまり、相手側がデジタル名刺を受け取れなくて、従来の紙の名刺を求められたときにも柔軟に対応できるということです。
名刺作成サービスでデジタル名刺を作成するデメリット3つ
下記は名刺作成サービスを使ってデジタル名刺を作成するデメリットです。
- オリジナリティを出すことが難しい
- 名刺の品質は業者に劣る
- コストが割高になる可能性もある
それぞれのデメリットについて詳しく解説します。
オリジナリティを出すことが難しい
多くのデジタル名刺作成サービスはテンプレートを豊富に取り揃えているため、デザインのセンスがなくても手軽にデジタル名刺を作成できるというメリットがある反面、オリジナリティを出しにくいというデメリットがあります。
もちろん凝ったデジタル名刺を作成することも可能ではありますが、その分時間と労力がかかってしまうので注意してください。
名刺の品質は業者に劣る
前章でデジタル名刺は必要であればコンビニで手軽に印刷できるというメリットがある点をお伝えしました。いつでも手軽に印刷できる点はメリットではありますが、印刷のプロや業者に依頼するのとは異なり、印刷や紙の質が劣るという点には注意してください。紙質や印刷の質の低さは劣化のしやすさにもつながります。
コストが割高になる可能性もある
自宅やコンビニでいつでも気軽に印刷できるというメリットがあることを説明しました。印刷するデジタル名刺の数が少なければ問題ないですが、ある程度まとまった数のデジタル名刺を自前で印刷する場合はコストが割高になる可能性があるので注意が必要です。
デジタル名刺を大量に印刷する場合は、自分で印刷するよりもまずは印刷業者で印刷する際にかかるコストを調べることをおすすめします。
デジタル名刺作成サービス・アプリを選ぶ際にチェックすべきポイント7つ
つづいて、デジタル名刺作成サービスやアプリを選ぶ際にチェックすべきポイントについて解説します。
あなたや自社のニーズや目的によりますが、基本的には下記の7点をチェックしましょう。
- アプリ版の有無
- 名刺の交換方法
- 登録可能数
- 既存のシステムとの連携のしやすさ
- 機能性や操作性
- 印刷方法
- URLやQRコード追加の有無
それぞれのチェックポイントについて解説します。デジタル名刺作成サービス・アプリを選ぶ際に参考にしてください。
アプリ版の有無
デジタル名刺作成ツールはアプリ型とブラウザ型の2種類に大きく分けられます。
アプリ型は、スマホにデジタル名刺作成用のアプリをダウンロードして作成するタイプです。それに対してブラウザ型とは、Webサイトにアクセスして名刺に入れたい情報を登録・編集するタイプです。編集後に作成ボタンを押すと、QRコードやURLが発行されます。
つまり、アプリ型はスマホにアプリをダウンロードすればスマホからも名刺の作成や編集が可能で、ブラウザ型であればパソコンで管理しやすいということです。
デジタル名刺作成サービスの中には、ブラウザ型だけでなくアプリ型も用意していることもあります。アプリとブラウザの両方から名刺情報にアクセスしたり編集できたりするようになるため、便利です。
デジタル名刺作成サービスを選ぶ際には、アプリ版とブラウザ版両方の有無を確認しましょう。
名刺の交換方法
デジタル名刺作成サービスによって名刺の交換方法は異なり、下記のように多岐にわたります。
- QRコードやURLで交換する
- アプリ内で情報共有する
- 名刺カードをSuicaやIcocaのような交通系ICカードのようにタップして登録する
アプリ内で情報共有する場合は、名刺交換する相手も同じアプリを利用しなくてはいけないケースが多いです。つまり、名刺を受け取る相手がそのアプリを使っていない場合は、ダウンロードする必要があり、手間と時間がかかります。あまりおすすめではありません。
また、交通系ICカードのようにタップするタイプの名刺も直接相手と対面しないとできないことから少し不便です。
オンライン上での商談や会議が多い企業には、QRコードやURLを使って名刺情報を交換できる方法をおすすめします。
自社に合った交換方法でできるデジタル名刺作成サービスを選びましょう。
登録可能数
デジタル名刺作成サービスやアプリには無料のものと有料のものがあることを紹介しました。この２つのタイプはさまざまな点で異なりますが、登録可能数が大きく異なることが多いです。
無料タイプのアプリやサービスの場合は、登録数が数百件とかなり限定されています。それに対して有料タイプの方は無制限であったり、その容量が膨大であることが一般的です。新規顧客開拓に力を入れている企業である場合は登録可能数が多い、または無制限である名刺作成サービスを選ぶと良いでしょう。
既存のシステムとの連携のしやすさ
デジタル名刺作成サービスを導入する場合は、既存のシステムとの連携のしやすさについても考慮するべきです。
たとえば、デジタル名刺で入手した顧客の情報を、顧客管理ツールやExcelなどと連携させることができれば社内での共有がより円滑に進み、マーケティングや営業などさまざまな活動や場面で活かすことができます。
デジタル名刺作成サービスによって連携できるサービスの種類は異なるため、自社が利用する顧客管理ツールと相性が良いサービスを選ぶことがおすすめです。
機能性や操作性
デジタル名刺作成サービスを選ぶ際には、機能や操作性もチェックしましょう。
デジタル名刺作成サービスは数多くあり、それぞれユニークな機能がありますが、下記はその代表例です。
- 多言語対応
- 名刺情報のアップデート
- 名刺情報のメモ機能
- 名刺情報のカテゴリごとの分類
これらを参考にしながら、自社のニーズや目的に合った機能を備えているデジタル名刺作成サービスを選びましょう。
つづいて、操作性についてですが、実際に使ってから決めてみても良いですね。無料サービスであればずっと無料で使用でき、有料サービスの中にも無料お試し期間があるサービスもあります。数日間利用してみた際の使い心地で判断してみることがおすすめです。
印刷方法
デジタル名刺作成サービスは、印刷を業者に依頼して発送してもらうタイプと、コンビニや自宅のプリンタで印刷するタイプの2つに分かれます。それぞれにメリットとデメリットがあるので、自社の目的やニーズに合った方法で印刷できるサービスを選びましょう。
印刷業者に依頼した場合、コンビニや自宅で印刷するよりも紙や印刷の質が高いので、美しい仕上がりの名刺が作成できます。デメリットはすぐに入手することが難しい点と、外注費や送料などのコストがかかる点です。
コンビニや自宅のプリンタなど自前で印刷する場合は、その場ですぐに名刺が入手できる点と外注費などのコストを抑えられる点がメリットです。しかし、デメリットは印刷後に自分で名刺をカットする必要があるため、面倒に感じるかもしれません。
URLやQRコード追加の有無
上記にもありますが、デジタル名刺の醍醐味は、氏名や肩書きなどの限られた情報だけでなく、写真や動画などさまざまな情報を掲載できる点です。名刺の情報量を充実させたい場合は、URLやQRコードなどを追加できるか確認しましょう。
参考
▶︎▶︎ 【2023年秋 最新】おすすめのデジタル名刺サービス14選
無料のデジタル名刺作成サービス・アプリを使用する際に注意すべき点3つ
デジタル名刺を作成するためのサービスやアプリには有料タイプと無料タイプの2つがあることを紹介しました。
多くの人が無料で作成したいと考えるでしょう。しかし、無料のサービスやアプリには下記の点に注意する必要があります。
- 使用できる機能に制限がある
- 情報漏洩の危険性がある
- 管理者の負担が増加する可能性がある
それぞれの注意点について詳しく解説します。これらの注意点やリスクを踏まえた上で、有料と無料のどちらを使うかをよく考えてください。
使用できる機能に制限がある
デジタル名刺作成サービスはそれぞれにオリジナルの機能やテンプレートがあります。しかし無料サービスの場合は主に下記の3つの点で有料サービスと比べて機能の制限があるため、使用しながら不便に感じることがあるかもしれません。
- 名刺の登録枚数
- 登録情報のダウンロード
- 外部ツールとの連携
デジタル名刺作成サービスは数多くあります。あるサービスでは有料の機能が、他のサービスでは無料だったということもあるでしょう。
自社やあなたが名刺にどのような機能やサービスを求めているのかをよく把握した上で、それらが無料で使えるデジタル名刺作成サービスを選ぶことをおすすめします。
情報漏洩の危険性がある
デジタル名刺作成サービスはインターネット上に情報を登録して管理することになるため、情報漏洩のリスクがあることを忘れてはいけません。そして無料のデジタル名刺作成サービスは有料のサービスと比較すると情報管理が甘い可能性が高く、顧客情報が抜き取られてしまう可能性を考慮するべきです。情報が漏洩してしまうと、あなたの企業に対するイメージや信頼が損なわれてしまいます。
デジタル名刺作成サービスを選ぶ際には二重認証を使ったログインを使用していたり、通信の暗号化が徹底されていたりするものを選ぶように心がけましょう。
無料サービスを使用する場合は、これまでに情報漏洩がしたことないかを事前に調べたり、どのようなセキュリティ機能を利用しているかを確認したりすることをおすすめします。
管理者の負担が増加する可能性がある
デジタル名刺作成サービスを利用する場合は、導入後の管理体制まで計画しておくことをおすすめします。
既に従来の紙のタイプの名刺を大量に保有しており全てを電子化する場合は、複数の取り込みサービスでなければ管理者の業務の負担が増大する可能性があるため注意が必要です。
そして、管理するためのサービスは一元化しておくこともおすすめします。複数のサービスを利用していると、データの共有ができずに、再度入力する手間がかかるリスクがあるからです。
デジタル名刺作成サービスを検討する際には、自社のニーズや目的に合った機能を兼ね備えたサービスを選ぶだけでなく、名刺の利用場面や管理者の負担など導入後のことまで考えて選ぶようにしましょう。
デジタル名刺を自作する前に考えるべき事
デジタル名刺を自作する前に下記の3点について考えておくとスムーズに作成できます。
- 名刺の内容
- デザイン
- 用途に応じた使い分け
それぞれの点について説明します。
名刺の内容
従来の紙の名刺であれば、スペースに限界があったため、氏名、企業名、肩書き、連絡先など限られた情報だけしか掲載することができませんでした。しかし、デジタル名刺であれば、下記のようにさまざまな情報や要素を加えることができます。
- 自社の商品やサービスの紹介
- 自社のホームページ、LPやSNSの情報・URL
- 自己紹介文
- ポートフォリオ
- 会社のPR情報(写真や動画)
- 会社のカタログやパンフレット
名刺の目的に合わせて名刺の内容を考えましょう。
デザイン
デジタル名刺作成サービスには数多くのテンプレートがあるため、それらのテンプレートがあれば簡単にオシャレでスタイリッシュな名刺を作成できますが、中にはオリジナリティを出すために自分でデザインを考えて凝った名刺を作成したいと考える人もいるかもしれません。
凝った名刺を作成するのは構わないのですが、あまりにも欲張りすぎで数多くの要素を詰め込みすぎないように気をつけましょう。相手に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。また、デザインも大切ではありますが、色も重要です。会社やあなたのイメージを表せるとともに、奇抜な印象を与えない色を選ぶようにしてください。
用途に応じた使い分け
名刺の用途は人によって異なるでしょう。ご挨拶程度であればアプリなどを使った自作の名刺で問題ないですが、ビジネスで活用するのであれば、デジタル名刺作成サービスなどを活用してしっかりした名刺を作ることがおすすめです。
名刺はあなたや会社の顔と言っても過言ではないほど大きな影響力を及ぼします。用途によって使い分けて作成しましょう。
まとめ：デジタル名刺作成サービスを使ってオシャレでデザイン性の優れた名刺を作成しよう！
いかがでしたか？
デジタル名刺作成サービスを使ってデジタル名刺を作成するメリットは、下記の通りです。
- テンプレートがあるからデザインのセンスがなくても簡単に作れる
- Web上で簡単にデザインを変更できる
- 必要であればコンビニで手軽に印刷できる
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